Professionelle IT muss nicht teuer sein

Immer wieder erlebe ich es, dass Geschäftsführer regelmässig die Fassung verlieren, wenn sie über ihre IT Kosten sprechen. Die Gründe hierfür liegen meistens darin, dass kopflos weitreichende Entscheidung zwischen Tür und Angel getroffen wurden, ohne im Vorfeld ordentlich analysiert worden zu sein.

Anbei einige Tips, die explodierende IT Kosten verhindern.

IT sollte Chefsache sein

Jedes Unternehmen ist auf eine vollfunktionstüchtige IT angewiesen. Funktioniert die IT nicht, hat das Unternehmen ein Problem, weil fast alle allgemeinen Geschäftsprozesse mittlerweile IT gestützt abgewickelt werden.

Folglich sollten sich alle Verantwortlichen, insbesondere die Geschäftsführung, mit dieser Gegebenheit beschäftigen, denn es hängt letztendlich der Erfolg des Unternehmens maßgeblich davon ab.

Eine einheitliche IT Infrastruktur

Eine IT Infrastruktur (also das Gesamtpaket bestehend aus PC’s, Notebooks & Servern) sollte nach Möglichkeit von nur 1-2 namenhaften Geräteherstellern kommen. Der Vorteil liegt darin, dass die Anzahl der Ansprechpartner und folglich der Verwaltungsaufwand minimiert wird. Zusätzlich bietet diese Zentralisierung die Möglichkeit, attraktive Nachlässe beim Einkauf verhandeln zu können.

Namenhafte Hersteller wie z.B. Dell, HP und Apple verfügen alle über eine eigene Geschäftskundenbetreuung und zu Teilen sogar über einen eigenen Online Shop für dieses Klientel. PC’s sowie Notebooks lassen sich somit direkt über den Hersteller  beziehen, ohne das zusätzliche Handelspartner mit einbezogen werden müssen.

Für alle Fragen zum Produkteinkauf stehen die jeweiligen Kunden Hotlines mit fachmännischen Rat zur Verfügung.

Wichtig!

Jeder namenhafte Hersteller bietet optional beim Kauf von PC’s, Servern und Notebooks entsprechende Garantieerweiterungen und Notfallservices mit extrem kurzen Reaktionszeiten bei Hardwareausfällen an. Aus Erfahrung kann ich nur empfehlen, dass der Erwerb solcher Garantieerweiterungen sehr sinnvoll sind.

Seien sie beim Einkauf professionell & qualitätsbewusst

Kaufen sie die IT Ausstattung für ihr Unternehmen direkt beim Hersteller oder im Fachhandel, aber niemals bei den bekannten großen Elektronikmärkten.

Namenhafte Hersteller und Fachhändler sind auf die Bedürfnisse und Anforderungen von Geschäftskunden eingestellt und können diese bedienen. Elektronikmärkte, wo in der Regel nur private Konsumenten einkaufen, können Geschäftskundenservice meistens nicht erbringen. Im Falle eines Hardwaredefekts sind Reparaturwartezeiten von 4-6 Wochen durchaus realistisch, weil defekte Hardware seitens eines Elektronikmarktes meist immer zum Hersteller eingeschickt werden muss.

Ebenfalls wichtig: PC’s und Notebooks von Elektronikmärkten werden meistens nur mit “Home Editionen” der Betriebssysteme ausgestattet. Einige Softwarehersteller von professionellen Unternehmensanwendungen können mit diesen abgespeckten Betriebssystemversionen nur eingeschränkt arbeiten. Es kann sogar passieren, dass Softwarehersteller den Support verweigern, weil “Home Editionen” von Betriebssystemen in den AGB’s des Softwareherstellers klar ausgeschlossen wurden.

Einrichtung der Infrastruktur

Die wenigsten Kleinunternehmen verfügen über eigenes ausgebildetes IT Fachpersonal. Daher kann ich es nur zu empfehlen, einen professionellen IT Dienstleister mit der Einrichtung der Infrastruktur zu beauftragen. Hier schadet es nichts mehrere Angebote einzuholen und diese gegeneinander zu vergleichen.

Vorsicht bei fragwürdigen Angeboten via Kleinanzeigen Markt! Sehr häufig habe ich es schon erlebt, dass sich Kunden auf fragwürdige Angebote z.B. aus dem Internet eingelassen haben. In Masse endeten diese Erfahrungen im kostspieligen Chaos mit reichlich Ärger und der Spruch “Wer billig kauft, kauft zweimal!” hat sich mal wieder bewahrheitet.

Daher mein Rat: Die Einrichtung einer (komplexen) IT Infrastruktur gehört in die Hände von Profis!

Was brauche ich eigentlich?

Machen sie eine Aufstellung von ihren täglichen Arbeiten, die sie mit der IT erledigen wollen. Ein professioneller IT Dienstleister wird schnell erkennen, welches Produkt zu ihren Anforderungen am besten passt.

Fragen sie trotz allem stets kritisch nach. Gerade kommerzielle Serverbetriebssyteme wie z.B. “Windows Server 2016” sind in der Anschaffung aufgrund der notwenigen Lizenzen sehr kostenintensiv.

Alternativ gibt es Betriebssysteme auf Open Source Basis wie z.B. Linux, die wesentlich preiswerter in der Anschaffung sind. Leider setzt die Masse aller professionellen Unternehmensanwendungen ein Windows  Betriebssystem aus dem Hause Microsoft voraus, was die Einsatzmöglichkeiten von z.B. Linux stark minimiert.

Ebenfalls lohnenswert kann die Recherche sein, ob es sogenannte “cloudbasierende Softwarelösungen” (SaaS: Software-as-a-Service) für ihre Bedürfnisse gibt. Da diese Anwendungen in der Regel nicht direkt auf der Unternehmenshardware betrieben werden, sondern auf den Servern der Hersteller, ist man in der Auswahl seiner Betriebssysteme wesentlich flexibler.

Persönliches Fazit

Eine professionelle IT Infrastruktur gibt es nicht geschenkt, aber man kann Kosten einsparen, wenn man genannte Tips berücksichtigt und kritisch nachfragt.

Chris

Chris

Seit 1999 in der IT in den Bereichen Infrastruktur, Entwicklung und Beratung aktiv.
Zertifizierter Microsoft & Apple Spezialist.
Chris

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